Sachbezüge & geldwerte Vorteile: Welche steuerlichen Regeln Arbeitgeber beachten müssen

Sachbezüge und geldwerte Vorteile - das mag zunächst sehr trocken klingen, es ist aber ein entscheidender Teil der Unternehmensführung und eine wichtige Art der Wertschätzung und Unterstützung für den Arbeitnehmer. Aber wie sieht es eigentlich mit der Versteuerung diese Zuwendungen aus? Hier erfahren Sie die wichtigsten Regeln und Grenzen.

Was genau sind Sachbezüge?

Kurz gesagt: Sachbezüge sind alle Vorteile oder Sachen, die nicht in Geld bestehen UND auch nicht wie Geld eingesetzt werden können.

Es ist also ein geldwerter Vorteil bzw. ein Sachlohn vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Das können sein:

• Vergünstigungen 🛒
• Mahlzeiten 🥗
• Arbeitskleidung 🦺
• Dienstwagen 🚗
• Geschenke 🎁
• Zuschüsse 💨

Damit sind sie eine beliebte Methode Mitarbeiter:innen für ihr Engagement und ihre Leistung wertzuschätzen und zu motivieren - aber eben nicht als Geld, sondern in Form von Sachleistungen.

Mit dem Vorteil: Bis zu 50 Euro pro Mitarbeiter*in und Monat bleiben steuerfrei, solange die Freigrenze nicht überschritten wird. So kommt der volle Wert der Zuwendung beim Arbeitnehmer/ der Arbeitnehmerin an.

Zum Vergleich:

50 Euro Geldwert als Sachbezug: 50 Euro Netto für den Arbeitnehmer 🌟

50 Euro Geldwertzahlungen: 22 Euro Netto für den Arbeitnehmer

Was sind keine Sachbezüge:

• Geldgeschenke (auch unter 50 €)
• Zweckgebundene Geldleistungen sind nur dann kein Sachbezug, wenn sie nicht die Anforderungen an Gutscheine und Geldkarten nach § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG erfüllen
• Nachträgliche Kostenerstattungen (Kostenerstattungen für bereits erworbene Güter des Arbeitnehmers)
• Geldsurrogate und Vorteile gleich einem Geldbetrag (Zahlungskarten und Gutscheine, die wie Geld eingesetzt werden können)

👉 Ausnahme Geschenkkarten und Gutscheine, die an bestimmtes Sortiment gebunden sind (siehe weiter unten).

Steuerliche Regeln und Grezen

Grundsätzlich gilt:

1. Sachbezüge (z. B. Gutscheine, Tankkarten, Waren etc.)

• Bis zu 50 € monatlich pro Mitarbeiter*in steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Dabei können verschiedene Zuwendungen kombiniert werden.
• Diese Freigrenze darf nicht überschritten werden – kein Cent mehr!→ Bei Überschreitung (z. B. 50,01 €) ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

2. Geschenke zu persönlichen Anlässen (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum)

• Bis zu 60 € brutto pro Anlass steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG, i. V. m. R 19.6 LStR).
• Es muss ein wirklich persönlicher Anlass vorliegen (nicht z. B. Weihnachten oder Firmenjubiläum der Firma).
• Auch hier gilt: Wird der Betrag überschritten, ist das gesamte Geschenk steuer- und sozialversicherungspflichtig.

👉 Gleichzeitig dürfen Sie innerhalb eines Monats Sachbezüge bis 50 Euro und mehrere Zuwendungen für persönliche Anlässe bis zu 60 Euro kombinieren - vorausgesetzt, der persönliche Anlass ist nachvollziehbar dokumentiert (z. B. durch Anlass und Datum)

‼️ Folge bei Überschreitung der Freigrenze:

Werden diese Freigrenzen auch nur minimal überstiegen,

dann gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Individuelle Besteuerung: Der Betrag wird wie normales Gehalt behandelt.

—> Der Arbeitgeber muss Lohnsteuer und Sozialabgaben einbehalten und abführen.

1. Pauschalversteuerung mit 30 % (zzgl. Soli & ggf. Kirchensteuer)

→ Arbeitgeber übernimmt die Steuer, für Arbeitnehmer bleibt es steuerfrei, aber es können Sozialversicherungsbeiträge anfallen, wenn kein reiner Sachbezug mehr vorliegt.

Sonderfall: Rabattfreibetrag bis maximal 4 Prozent bzw. 1.080 Euro pro Jahr

👉 er gilt für verbilligte Angebote für den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber, aber nur, wenn diese Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber hergestellt wurden.

Zum Beispiel ein Fahrzeug für Mitarbeiter*innen on Autoherstellern:

Du bekommst im Jahr von deinem Arbeitgeber ein Fahrzeug günstiger:

• Listenpreis des Autos: 30.000 €
• Mitarbeiterpreis: 27.000 €
• Rabatt: 3.000 €
• Bewertung: 96 % von 30.000 € = 28.800 € → geldwerter Vorteil = 1.800 € (weil 30.000 – 28.800)

Jetzt:

• Freibetrag: 1.080 €
• Überschreitung: 1.800 € – 1.080 € = 720 €

➡️ Nur die 720 € müssen versteuert werden.

In welchem Verhältnis der Arbeitnehmer angestellt ist, ist dabei egal: ob Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit, Mini-Jobber oder Auszubildende - es gelten die gleichen Regeln.

Zusätzliche steuerfreie Leistungen:

Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG) 🩺❤️

Gesundheit geht immer vor! Zusätzlich zu den 50 € kann der Arbeitnehmer mit einer steuerfreie Gesundheitsförderung bis zu 600 € jährlich seinen Arbeitnehmer unterstützen und für höhere Gesundheit im Unternehmen sorgen.

Das können sein:

• Zuschüsse zu Präventionskursen (z.B. Yoga)
• Angebote zur Stressbewältigung am Arbeitsplatz
• Maßnahmen zur Förderung der körperlichen Fitness

Die Bedingung: Die Maßnahmen müssen dafür jedoch qualitativ anerkannt sein. Es darf sich nicht um eine Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio handeln, es sei denn diese ist Teil eines zertifizierten Programms.

Beihilfen in Notfällen / Unterstützungsleistungen (§ 3 Nr. 11 EStG) 💪

Vor allem in schwierigen Lebensphasen und Situationen ist es wichtig zu wissen: mein Arbeitgeber lässt mich nicht allein und das Unternehmen unterstützt mich in dieser Zeit.

Deshalb gilt für Beihilfen an Arbeitnehmer in Hilfssituationen, wie beispielsweise bei schwerer Krankheit, Tod eines Angehörigen oder Vermögensverlust aufgrund von Naturkatastrophen ein jährlicher steuerfreier Freibetrag von 600 Euro für Bar- und Sachzuwendungen. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch Teile, die den Freibetrag übersteigend steuerfrei sein.

Sonderfall Gutscheine 💌

Wir halten also fest: Sachbezüge und steuerfreie Aufmerksamkeiten müssen immer an Sachbezug gekoppelt sein.

Für Gutscheine gilt das auch - hier gibt es eine Ausnahmeregelung (§8 Abs. 1 Satz 3 EstG).

Gutscheine in einem Wert bis zu 50 € sind dann als Sachbezug zu betrachten (also steuerfrei), wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleisungen berechtigen.

Das ist der Fall, wenn der verschenkte Gutschein:

• Auf begrenzte Netze beschränkt ist. Das heißt, man kann den Gutschein nur bei einer bestimmten Einzelhandelskette oder einzelnen Händlern einsetzen.
• Auf eine genau bestimmte Produktpalette beschränkt ist. Der Gutschein gilt also zum Beispiel für einen Museums- oder Kinobesuch, für einen Tankvorgang oder für eine Flasche Wein.
• Als Instrument für steuerliche oder soziale Zwecke, zum Beispiel als Essensmarke, dient.

Gutscheine oder Geldkarten sind demnach in folgenden Fällen keine Sachleistung, sondern eine Geldleistung, wenn sie:

• eine Barauszahlungsfunktion haben
• eine eigene IBAN haben
• für Überweisungen, den Erwerb von Devisen oder Kryptwährungen verwendet werden können
• nur gegen andere Gutscheine oder Geldkarten eingelöst werden können

Relevante Werbeartikel aus dem Werbezeichen-Sortiment

Um unter der steuerfreien Grenze zu bleiben stehen dem Arbeitgeber also 50€ im Monat und zu besonderen Anlässen 60€ zur Verfügung - dabei können verschiedene Leistungen kombiniert werden.

Hier gibts Inspiration aus dem Werbezeichen Sortiment unter der Grenze:

Ideen unter 50 Euro pro Monat:

Für den Arbeitsplatz:

Eine kleine Zusammenstellung an Arbeitsutensilien - für neue Motivation bei der Arbeit.

Add-Ons zu steuerfreien Sachbezügen (z.B. Fitnessstudio)

Ein kleines persönliches Geschenk in Kombination mit einem Zuschuss für beispielsweise eine Gym Mitgliedschaft bleibt im Gedächtnis und zeigt zusätzliche Wertschätzung.

Besonders, aber im Budget:

Ideen unter 60 Euro für besondere Anlässe:

Weitere Werbegeschenke für Feiertage entdecken!

Fazit - deshalb lohnen sich Sachbezüge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Paragraphen, Regeln, Freigrenzen - das kann schon auch kompliziert und lästig sein. Aber es lohnt sich sowohl natürlich für den Arbeitnehmer, als auch für den Arbeitgeber:

Für Arbeitgeber:

✅ Betriebsausgabe: Sachbezüge inkl. möglicher Pauschalsteuer sind voll absetzbar.

✅ Keine Sozialversicherungsbeiträge: Auf steuerfreie Sachbezüge bis 50 €/Monat müssen keine SV-Beiträge gezahlt werden.

✅ Mitarbeitermotivation & -bindung: Durch persönliche Zuwendungen fühlt sich der AN wertgeschätzt.

✅ Attraktive Alternative zur Gehaltserhöhung:→ Beispiel: Statt 50 € Brutto mehr Gehalt, was versteuert wird, bekommt der AN einen 50 €-Gutscheinsteuerfrei.

Für Arbeitnehmer:

✅ Steuerfreier Vorteil: Kein Abzug von Lohnsteuer oder SV-Beiträgen bei Einhaltung der Grenzen.

✅ Höherer Nettoeffekt als bei klassischer Gehaltserhöhung.

✅ Persönliche Wertschätzung: z. B. bei Geburtstagsgeschenken oder Hobby-bezogenen Gutscheinen.

Nutzen Sie diese Vorteile und machen Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Freude: und zwar steuerfrei!