Datenschutzerklärung der Werbezeichen AG
Stand: 19. August 2026
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Werbezeichen AG. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
Diese Erklärung gilt für unsere Website www.werbezeichen.de einschließlich unseres Onlineshops sowie für die Datenverarbeitung im Rahmen unserer gesamten Geschäftstätigkeit – insbesondere gegenüber Kunden und Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, Anrufern sowie Bewerberinnen und Bewerbern. Informationen zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten stellen wir unseren Mitarbeitenden intern gesondert zur Verfügung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:
Werbezeichen AG
Dachauer Straße 42
80335 München
Deutschland
Tel.: +49 89 / 790 860 860
E-Mail: info@werbezeichen.de
Website: www.werbezeichen.de
2. Datenschutzbeauftragter
Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Felix Gebhard
FX DATA UG (haftungsbeschränkt)
Verhoevenstrasse 4
81739 München
E-Mail: werbezeichen@fx-data.de
Tel.: 089 – 211 11 890
Sie können sich in allen Fragen zum Datenschutz jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
3. Allgemeine Grundsätze
3.1 Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. Je nach Verarbeitung ist das insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – z. B. für den Newsletter sowie für Webanalyse- und Werbedienste. Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf (Cookies u. Ä.) gilt ergänzend § 25 Abs. 1 TDDDG. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung) – z. B. für Angebotsanfragen, Bestellungen, Kundenkonto, Lieferung und Support.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – z. B. für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – z. B. für den sicheren Betrieb unserer IT-Systeme, die Pflege unserer Geschäftsbeziehungen und effiziente interne Abläufe. Das jeweilige berechtigte Interesse benennen wir beim einzelnen Verarbeitungsvorgang. Gegen Verarbeitungen auf dieser Grundlage können Sie nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen (siehe Ziffer 15).
Da wir ausschließlich im Geschäftskundenbereich tätig sind, gilt ergänzend: Ist Vertragspartner ein Unternehmen, verarbeiten wir die geschäftlichen Kontaktdaten der für dieses Unternehmen handelnden Ansprechpartner auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit dem vertretenen Unternehmen). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gilt unmittelbar, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, etwa als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer. Soweit diese Erklärung bei vertragsbezogenen Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verweist, gilt diese Unterscheidung entsprechend.
3.2 Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für geschäftliche Unterlagen gelten insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Fristen von in der Regel sechs bis zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO; für Buchungsbelege in der Regel acht Jahre). Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder ihre Verarbeitung wird eingeschränkt. Konkretere Angaben finden Sie in den einzelnen Abschnitten.
3.3 Empfänger und Auftragsverarbeiter
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen. Daneben setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen – soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind – Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen. Dazu gehören insbesondere: IT- und Hosting-Dienstleister (Amazon Web Services), CRM- und Marketing-Dienstleister (Salesforce), Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal), KI-Dienstleister (OpenAI, Anthropic, ElevenLabs), unser Telefonie-Anbieter (Aircall) sowie Versand- und Logistikpartner. Soweit es für die Lieferung erforderlich ist, geben wir Namen und Lieferadressen auch an die mit der Auslieferung betrauten Transportunternehmen bzw. direkt liefernde Lieferanten weiter. Darüber hinaus übermitteln wir Daten an Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken und Behörden, soweit dies gesetzlich vorgesehen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
3.4 Datenübermittlung in Drittländer
Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort (insbesondere Google, Microsoft, Amazon Web Services, Salesforce, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs und Stripe). Übermittlungen in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Anbieter dort zertifiziert ist, sowie ergänzend bzw. ersatzweise auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst zusätzlichen Schutzmaßnahmen wie Transportverschlüsselung und – wo verfügbar – Verarbeitung in EU-Rechenzentren. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.
3.5 Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen – etwa der verbindliche Abschluss, die Ablehnung oder die Kündigung eines Vertrags, die Verweigerung einer Zahlungsart oder die Sperrung eines Kundenkontos –, treffen wir nicht ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO). Soweit wir Künstliche Intelligenz einsetzen (Ziffern 9 und 10.2), erzeugt diese in erster Linie Entwürfe, Vorschläge und Auskünfte.
3.6 Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Angabe personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsschluss erforderlich (z. B. Rechnungs- und Lieferdaten). Ohne diese Daten können wir Anfragen gegebenenfalls nicht beantworten oder Verträge nicht schließen. Pflichtangaben kennzeichnen wir in unseren Formularen gesondert; weitere Angaben sind freiwillig.
4. Website: Basisverarbeitungen
4.1 Hosting und Server-Logfiles
Unsere Website, unser Onlineshop und unsere weiteren IT-Systeme werden bei Amazon Web Services betrieben (Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg). Die Verarbeitung erfolgt in der AWS-Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein Zugriff durch die US-Muttergesellschaft (etwa im Supportfall) ist nicht vollständig auszuschließen und über das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert (Ziffer 3.4).
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems. Diese Daten benötigen wir, um die Website korrekt auszuliefern, ihre dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten sowie Angriffe auf unsere Systeme abwehren und aufklären zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: sicherer und stabiler Betrieb unserer Website). Logfiles werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht ein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.
4.2 Cookies und Einwilligungsverwaltung
Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies (z. B. für Warenkorb, Login und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein (berechtigtes Interesse: Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktionen). Alle nicht notwendigen Cookies – insbesondere für Webanalyse und Werbung (Ziffern 7.4 und 8) – setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Die Einwilligung holen wir über unser eigenes Consent-Banner ein. Dort können Sie Ihre Auswahl je Zweck treffen; erteilte Einwilligungen protokollieren wir zu Nachweiszwecken (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, indem Sie die in Ihrem Browser gespeicherten Cookies löschen – unser Consent-Banner wird dann beim nächsten Aufruf erneut angezeigt – oder indem Sie sich formlos über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.
4.3 Verschlüsselung
Unsere Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Der gesamte Datenverkehr – einschließlich Anfrage- und Bestellvorgang – wird verschlüsselt übertragen, um ihn vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
4.4 Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, Kontaktdaten, Inhalt des Anliegens) zur Bearbeitung der Anfrage. Anfragen über unsere Website fließen unmittelbar in unser CRM-System Salesforce (Ziffer 7.1). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Beantwortung an uns gerichteter Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Kundenkonto, Angebotsanfragen und Bestellungen
5.1 Registrierung / Kundenkonto
Sie können auf unserer Website ein Kundenkonto anlegen. Welche Daten dafür erforderlich sind, ergibt sich aus der Eingabemaske. Wir verarbeiten diese Daten zur Bereitstellung des Kontos und zur Abwicklung Ihrer Anfragen und Bestellungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Verhinderung von Missbrauch speichern wir zudem IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Absicherung unserer Dienste und Aufklärung etwaigen Missbrauchs). Bei Löschung Ihres Kontos werden die Kontodaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5.2 Angebotsanfragen und Bestellungen
Wenn Sie über unseren Onlineshop ein Angebot anfragen oder eine Bestellung aufgeben, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Firmen- und Ansprechpartnerdaten, Liefer- und Rechnungsadresse, Bestell- und Zahlungsdaten sowie übermittelte Logos und Druckdaten). Pflichtangaben sind gekennzeichnet, weitere Angaben freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Abwicklung geben wir Daten an die beteiligten Zahlungsdienstleister (Ziffer 6) sowie – soweit für die Lieferung erforderlich – an Versand- und Logistikpartner bzw. direkt liefernde Lieferanten weiter (Ziffer 3.3).
Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben sind wir verpflichtet, Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die gesetzlichen Fristen (Ziffer 3.2) aufzubewahren. Bereits nach zwei Jahren schränken wir die aktive Verarbeitung jedoch ein: Ab diesem Zeitpunkt werden die Daten nur noch vorgehalten, soweit dies zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
6. Zahlungsdienstleister
6.1 Stripe
Bei Zahlung über Stripe erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe erhält die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag, Währung und Zahlungsinformationen). Die Verarbeitung durch uns erfolgt zum Zweck der Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe verarbeitet bestimmte Daten zudem in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten sowie zur Betrugsprävention. Eine Verarbeitung durch verbundene Stripe-Unternehmen in den USA ist möglich und über die in Ziffer 3.4 genannten Garantien abgesichert. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy
6.2 PayPal
Bei Zahlung über PayPal werden Ihre Zahlungsdaten an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung durch PayPal ist PayPal selbst verantwortlich; weitere Informationen: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full
6.3 Kauf auf Rechnung
Beim Kauf auf Rechnung verarbeiten wir Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten selbst zur Abwicklung und Verbuchung der Zahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
7. CRM, Newsletter und B2B-Marketing
7.1 Kundenverwaltung mit Salesforce
Zur Verwaltung unserer Kunden-, Interessenten- und Lieferantenkontakte nutzen wir Salesforce (Sales Cloud und Account Engagement). Anfragen über Website und Onlineshop fließen unmittelbar dort ein. Verarbeitet werden insbesondere Stammdaten der Ansprechpartner (Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten), Kommunikationshistorie sowie Angebots- und Auftragsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsanbahnung und -abwicklung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: strukturierte und effiziente Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen).
Salesforce ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Vertragspartner: Salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München). Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Instanzen (Hyperforce, Rechenzentren in der EU). Ein Zugriff durch die US-Muttergesellschaft Salesforce, Inc. (etwa im Supportfall) ist über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert (Ziffer 3.4).
7.2 Newsletter
Unseren Newsletter versenden wir über Salesforce Account Engagement. Die Anmeldung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); den Anmeldevorgang protokollieren wir mit Zeitpunkt und IP-Adresse zu Nachweiszwecken. Zur Verbesserung unserer Inhalte messen wir, ob Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt werden; diese Erfolgsmessung ist von Ihrer Einwilligung umfasst.
Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos über die Kontaktdaten in Ziffer 1 abbestellen. Nach dem Widerruf speichern wir Ihre E-Mail-Adresse lediglich in einer Sperrliste, um Ihren Widerruf dauerhaft zu beachten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: rechtssichere Umsetzung des Widerrufs).
7.3 Information von Bestandskunden
Bestehende Geschäftskunden informieren wir gelegentlich per E-Mail über ähnliche eigene Produkte und Leistungen, soweit die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG vorliegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Direktwerbung gegenüber Bestandskunden). Sie können dieser Nutzung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, z. B. über den Abmeldelink in jeder E-Mail, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
7.4 Interessenten-Tracking über Account Engagement
Sofern Sie über unser Consent-Banner eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), setzt Account Engagement Cookies ein, um Besuche identifizierter Interessenten auf unserer Website (aufgerufene Seiten, angeklickte Links) ihrem Kontaktdatensatz zuzuordnen. So können wir Interessen besser verstehen und passende Angebote unterbreiten. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziffer 4.2).
8. Webanalyse und Online-Werbung
Die folgenden Dienste setzen wir grundsätzlich nur ein, wenn Sie über unser Consent-Banner eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); eine Ausnahme gilt für die cookielosen Signale des Google Consent Mode (Ziffer 8.2). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziffer 4.2).
8.1 Google Analytics 4
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics 4 verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website auszuwerten (z. B. besuchte Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Geräte- und Browserinformationen). Vollständige IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht protokolliert oder gespeichert; IP-Daten werden lediglich kurzzeitig für die grobe Geolokalisierung verarbeitet. Die nutzerbezogenen Analysedaten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; eine Übermittlung an Google LLC in die USA ist möglich und über die DPF-Zertifizierung von Google sowie Standardvertragsklauseln abgesichert (Ziffer 3.4). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
8.2 Google Ads, Conversion-Tracking, Consent Mode und Enhanced Conversions
Anbieter: Google Ireland Limited (Anschrift siehe Ziffer 8.1). Wir schalten Anzeigen über Google Ads und messen mit dem Conversion-Tracking, ob Nutzer nach dem Klick auf eine Anzeige bestimmte Aktionen ausführen (z. B. Anfrage oder Bestellung).
Über den Google Consent Mode teilen wir Google mit, welchen Verarbeitungszwecken Sie zugestimmt haben; die eingesetzten Google-Tags verhalten sich entsprechend Ihrer Auswahl. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Cookies gesetzt oder ausgelesen und keine Daten über erweiterte Conversions übermittelt. Wir nutzen jedoch die erweiterte Variante des Consent Mode: Die Google-Tags werden auch ohne Einwilligung geladen und senden cookielose Signale an Google, die insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufene URL nebst Referrer sowie einen Zeitstempel enthalten können. Google verwendet diese Signale zur Übermittlung des Einwilligungsstatus und für aggregierte statistische Modellierungen (z. B. Conversion-Modellierung). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: cookielose, reichweitenbeschränkte Messung der Wirksamkeit unserer Werbung).
Mit Ihrer Einwilligung setzen wir zusätzlich Enhanced Conversions (erweiterte Conversions) ein: Dabei werden Daten, die Sie im Rahmen eines Conversion-Ereignisses ohnehin angeben (z. B. Ihre E-Mail-Adresse), vor der Übermittlung an Google mittels SHA-256 gehasht und ausschließlich in dieser Form zum Abgleich mit Google-Konten verwendet, um die Messgenauigkeit zu verbessern. Eine Weitergabe an andere Werbetreibende erfolgt nicht.
Eine Übermittlung an Google LLC in die USA ist möglich und über die in Ziffer 3.4 genannten Garantien abgesichert. Personalisierte Werbung können Sie zusätzlich in Ihrem Google-Konto unter https://adssettings.google.com verwalten. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
8.3 Microsoft Clarity
Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Muttergesellschaft: Microsoft Corporation, USA). Clarity dient der Analyse des Nutzungsverhaltens auf unserer Website mittels Heatmaps, Sitzungsaufzeichnungen und aggregierten Auswertungen, um die Benutzerfreundlichkeit unseres Angebots zu verbessern. Verarbeitet werden insbesondere: gekürzte IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Referrer-URL, besuchte Seiten, Verweildauer, Maus-, Scroll- und Klickverhalten sowie Bildschirmaufzeichnungen der Sitzung. Eingabefelder mit potenziell personenbezogenen Daten werden vor der Übermittlung maskiert. Clarity setzt Cookies und ähnliche Technologien (z. B. _clck, _clsk, CLID, MUID) ein. Sitzungsaufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht (einzelne, von uns markierte Aufzeichnungen erst nach bis zu 9 Monaten); Heatmap- und aggregierte Klickdaten werden nach 9 Monaten gelöscht.
Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; eine Übermittlung in die USA ist möglich und über die DPF-Zertifizierung von Microsoft sowie Standardvertragsklauseln abgesichert (Ziffer 3.4). Zusätzlich können Sie der Datenerfassung über die Opt-out-Seite von Microsoft Clarity dauerhaft widersprechen. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://clarity.microsoft.com
9. Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI)
9.1 Wofür wir KI einsetzen
Wir setzen KI-Dienste zur Unterstützung unserer Geschäftsprozesse ein, insbesondere für die Erstellung von Beratungs-, Angebots- und Produktunterlagen, zur Unterstützung und teilweisen Automatisierung unserer Geschäftskommunikation – einschließlich KI-gestützter Korrespondenz und unseres KI-Telefonassistenten (Ziffer 10.2) – sowie für interne Assistenz-, Recherche- und Routineaufgaben unserer Mitarbeitenden.
Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Inhalte der Korrespondenz, Anfrage-, Angebots- und Auftragsdaten sowie von Ihnen übermittelte Dateien (z. B. Logos und Druckdaten).
9.2 Anbieter und Schutzmaßnahmen
Wir nutzen hierfür die Programmierschnittstellen (APIs) von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd, Dublin, Irland) und Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Vertraglich ist vereinbart, dass unsere Eingaben und die erzeugten Ausgaben nicht zum Training der KI-Modelle verwendet und beim Anbieter in der Regel spätestens nach 30 Tagen gelöscht werden. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Wir geben nur die Daten ein, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind; frei zugängliche Endkunden-Dienste ohne Auftragsverarbeitungsvertrag setzen wir für personenbezogene Daten nicht ein.
Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; sie ist über das EU-US Data Privacy Framework (soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist) sowie Standardvertragsklauseln abgesichert (Ziffer 3.4).
9.3 Rechtsgrundlagen
Soweit der KI-Einsatz der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Vertragserfüllung dient (z. B. Visualisierungen, Angebote, Auftragsabwicklung), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen stützen wir den Einsatz auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in effizienten, qualitativ hochwertigen Abläufen und einer schnellen Kommunikation. KI-Ergebnisse dienen in erster Linie als Entwürfe, Vorschläge und Auskünfte (siehe Ziffer 3.5). Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Ziffer 15).
9.4 Transparenz nach der KI-Verordnung
Nach Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 legen wir offen, wenn Sie direkt mit einem KI-System interagieren: Unser Telefonassistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen; auch dort, wo Korrespondenz automatisiert durch ein KI-System geführt wird, ist dies für die Empfänger gekennzeichnet.
10. Telefonie
10.1 Telefonanlage (Aircall)
Für unsere Telefonie nutzen wir Aircall (Aircall SAS, 11–15 Rue Saint-Georges, 75009 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter. Verarbeitet werden Verbindungsdaten (Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer, angewählte Nebenstelle) sowie gegebenenfalls hinterlassene Nachrichten. Gespräche mit unseren Mitarbeitenden werden nur aufgezeichnet oder transkribiert, wenn wir Sie zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich darauf hinweisen und Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für Anrufe, die unser KI-Telefonassistent entgegennimmt, gilt Ziffer 10.2. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei (vor-)vertraglicher Kommunikation, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Erreichbarkeit und geordnete Telefonkommunikation).
10.2 KI-Telefonassistent
Auf unserer Firmennummer setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein, der eingehende Anrufe entgegennimmt, einfache Anliegen – etwa Fragen zu Artikeln oder Bestellungen – direkt beantwortet und Anrufe bei Bedarf an unsere Mitarbeitenden weiterleitet. Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI-System zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). Sie können jederzeit die Weiterleitung an einen Menschen verlangen; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Verarbeitet werden Ihre Rufnummer und der Gesprächsinhalt: Das gesprochene Wort wird zur Führung des Gesprächs technisch verarbeitet und zur Bearbeitung Ihres Anliegens verschriftlicht; die dabei erzeugten Transkripte und Zusammenfassungen speichern wir in unseren Systemen (u. a. Salesforce, Ziffer 7.1). Technischer Dienstleister ist ElevenLabs (ElevenLabs Inc., New York, USA) als Auftragsverarbeiter; mit ElevenLabs besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung in die USA ist über das EU-US Data Privacy Framework – ElevenLabs ist für seine US-Gesellschaft dort zertifiziert – sowie ergänzend über Standardvertragsklauseln abgesichert. Audiodaten und Transkripte werden beim Dienstleister gelöscht, sobald sie für die Bereitstellung des Dienstes nicht mehr erforderlich sind. Die bei uns gespeicherten Transkripte und Zusammenfassungen behandeln wir wie die übrige Kommunikation zu Ihrem Vorgang; die Speicherdauer richtet sich nach Ziffer 3.2.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anruf eine (vor-)vertragliche Angelegenheit betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: durchgehende Erreichbarkeit und effiziente Bearbeitung von Anrufen). Zu Ihrem Widerspruchsrecht siehe Ziffer 15.
11. Lieferanten und Geschäftspartner
Von Ansprechpartnern bei Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten (Name, Funktion, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie die Kommunikations- und Vertragshistorie. Zwecke sind die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen sowie die Pflege der Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Ansprechpartner selbst Vertragspartei ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Einkauf und effiziente Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen). Die Daten erhalten wir in der Regel direkt vom Ansprechpartner oder seinem Unternehmen. Erhalten wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst – etwa von Ihrem Arbeitgeber oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie der Website Ihres Unternehmens –, informieren wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung gemäß Art. 14 DSGVO; verarbeitet werden die oben genannten Kategorien geschäftlicher Kontakt- und Kommunikationsdaten. Teile der Kommunikation können KI-gestützt erfolgen (Ziffer 9); dies wird gegenüber den Empfängern offengelegt. Die Speicherung richtet sich nach Ziffer 3.2.
12. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG). Zugriff erhalten nur die am Verfahren beteiligten Personen. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach der Entscheidung, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung (z. B. Aufnahme in unseren Talentpool) eingewilligt haben oder gesetzliche Pflichten einer Löschung entgegenstehen.
13. Social-Media-Auftritte (LinkedIn, Pinterest)
Wir betreiben Unternehmensseiten auf LinkedIn und Pinterest. Wenn Sie diese besuchen oder mit uns interagieren (z. B. per Nachricht, Kommentar oder Reaktion), verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten zur Kommunikation und Außendarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Öffentlichkeitsarbeit und Dialog mit Kunden und Interessenten).
Für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Plattformen selbst sind primär deren Betreiber verantwortlich: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy) und Pinterest Europe Ltd., Palmerston House, 2nd Floor, Fenian Street, Dublin 2, Irland (https://policy.pinterest.com/de/privacy-policy). Für die Verarbeitung im Zusammenhang mit den Seitenstatistiken unserer LinkedIn-Seite („Page Insights“) sind wir mit LinkedIn gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO); es gilt das „Page Insights Joint Controller Addendum“ von LinkedIn. Soweit auch bei Pinterest im Zusammenhang mit Seitenstatistiken eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, gelten die dortigen Regelungen entsprechend. Ihre Betroffenenrechte können Sie jeweils sowohl gegenüber uns als auch gegenüber der Plattform geltend machen.
14. Datenschutz-Siegel der FX Data
Auf unserer Website ist ein Datenschutz-Siegel der FX Data UG (haftungsbeschränkt) eingebunden, das darüber informiert, dass wir einen externen Datenschutzbeauftragten benannt haben. Die Siegel-Grafik wird beim Seitenaufruf von Servern der FX Data geladen; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Nachweis unserer Datenschutzorganisation). Wenn Sie das Siegel anklicken, verlassen Sie unsere Seite und werden auf die Website der FX Data weitergeleitet. Weitere Informationen: https://www.fx-data.de/datenschutzerklaerung/
15. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung, können Sie dem jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr für diese Zwecke.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 oder Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de. Sie können sich auch an jede andere Aufsichtsbehörde, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, wenden.
16. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen – unter anderem Transportverschlüsselung (TLS), Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, regelmäßige Aktualisierung und Sicherung unserer Systeme sowie die sorgfältige Auswahl und vertragliche Verpflichtung unserer Dienstleister. Wir passen diese Maßnahmen fortlaufend an den Stand der Technik an.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Verarbeitungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung.
Stand: 19. August 2026
